The ACC Docket series "Privileged Conversations” is a collection of interviews and discussions on in-house privilege and ACC’s efforts to defend it worldwide.
La serie "Privileged Conversations" en el ACC Docket es una colección de entrevistas sobre el tema del secreto profesional y las actividades de ACC para defenderlo globalmente.
On July 1, new Spanish bar regulations impacting legal professional privilege will go into effect. The new regulations add flexibility to the practice of law and explicitly equate in-house counsel with lawyers who practice in law firms as employees or partners. This treatment is familiar for lawyers who practice in the United States, where they are accustomed to the same rights and obligations as those who work in law firms. However, in many countries, there is a difference in education and bar membership between the two forms of practice. The new Spanish regulations are part of an evolving trend whereby in-house lawyers are increasingly acting as trusted business partners who maintain compliance in their companies and intervene to prevent or remedy deviations.
HP Inc. Vice President and Associate General Counsel of Regions Litigation, Javier Ramirez, who is based in Madrid, Spain and a member of the ACC Europe Board of Directors and Advocacy Chair, discusses the new regulations with ACC Deputy General Counsel Veronica Pastor.
El día 1 de Julio entrará en vigor en España un nuevo estatuto general de la abogacía que flexibiliza el ejercicio de la profesión y equipara explícitamente al abogado de empresa con aquel que ejerce como empleado o socio de un bufete, en particular en lo que concierne al secreto profesional (“legal professional privilege”). Esta figura resulta familiar para los abogados estadounidenses, que también tienen los mismos derechos y obligaciones que aquellos que ejercen en un bufete. Sin embargo, en muchos países todavía existe una diferencia de formación y colegiatura entre las dos formas de ejercicio jurídico. La reforma española se inscribe dentro del marco de la evolución del papel del abogado hacia un modelo de colaborador en el negocio que vela por el cumplimento de la normativa jurídica y puede intervenir a tiempo para evitar o corregir desviaciones.
Javier Ramírez, vicepresidente y secretario general asociado de Regions Litigation, HP Inc., basado en Madrid, España, y miembro del Consejo de Dirección y responsable de Advocacy para ACC Europe, comenta las novedades del nuevo reglamento con Verónica Pastor, subdirectora legal de ACC.
Veronica Pastor: What is the status of in-house counsel in Spain? How are they regulated, compared to private firm lawyers?
Javier Ramírez: In-house legal practice is just another modality of legal, similar for all intents and purposes to working as a salaried lawyer in a law firm (associate or of counsel), as a solo practitioner or as a partner in a larger law firm. In-house lawyers are full members of the bar in every sense, just as any other lawyer, and have the same rights and obligations.
In other words, there is no real difference between in-house and law firm practitioners as members of the bar. And in that sense, it is important to underscore that nobody can call themselves a lawyer (including an in-house lawyer) or give legal advice as counsel, unless they are an active member of the bar registered as “practicing lawyer.”
Verónica Pastor: ¿Cuál es la posición del abogado de empresa en España? ¿Cómo se compara con la de los letrados integrados en una firma de abogados?
Javier Ramírez: El abogado de empresa se configura como una modalidad más de ejercicio de la profesión de abogado, igual que se puede ejercer la profesión, por ejemplo, al amparo de una relación laboral especial en un despacho, o como socio en un despacho individual o colectivo. En este sentido, el abogado de empresa es a todos los efectos miembro del Colegio de Abogados, al igual que el resto de los profesionales de la abogacía, y está sometido a los mismos derechos y obligaciones.
Es decir, hay una plena asimilación entre el abogado de empresa y el resto de los abogados colegiados como ejercientes. A tal respecto, es importante destacar que no se puede utilizar el título de abogado (incluyendo el de abogado de empresa) y actuar legalmente como tal a menos que se esté colegiado como “abogado ejerciente”.
Pastor: The new regulations for the legal profession replace 20-year-old rules. What novelties do the new rules bring and why is this the right time to introduce them?
Ramírez: The previous general regulation for the legal profession dated back to 2001. The new regulations were actually drafted in 2013, but successive government administrations left them parked for the past eight years. Fortunately, the Ministry of Justice finally revived the draft new regulations and got them approved by the current administration. They will go into effect on July 1, 2021.
Even though eight years have passed since the new regulations were originally drafted, they continue to be novel and advanced — especially if you compare them to those of some other countries in Europe. In particular, in-house lawyers are expressly regulated as full legal practitioners subject to the principles of freedom, independence, and confidentiality when carrying out their professional activity.
There is also a very exhaustive regulation that protects and reinforces legal professional privilege, and applies it equally to in-house counsel, as well as of the ethical principles that must govern the conduct of any lawyer, for example in their communications with other counsel.
At the same time, the new regulations introduce a-yet-imprecise requirement for continuing legal education (CLE/CPD) to be organized by the bar throughout a lawyer’s entire career. In addition, bar associations are designated as guarantors of independence and transparency and must adapt their own regulations to reflect the freedom of services in the interior market mandated by EU legislation.
Finally, the new regulations also cover the practice of law in Spain by lawyers admitted in other EU countries. Lawyers established permanently in another EU Member State may carry out the activities reserved to the legal profession on an occasional basis as visiting lawyers, or on a permanent basis, under their original professional title plus the denomination “registered lawyer” (“profesional de la Abogacía inscrito”), but both visiting and registered lawyers are required to work under the supervision of a lawyer licensed in Spain.
Pastor: El nuevo estatuto reemplaza un texto con 20 años de antigüedad. ¿Qué novedades importantes introduce y por qué es éste un momento oportuno para introducirlas?
Ramírez: El anterior Estatuto General de la Abogacía se aprobó en 2001, y el proyecto del nuevo Estatuto se elaboró en 2013, pero su aprobación se dejó aparcada por parte de los diferentes Gobiernos durante los últimos ocho años. Afortunadamente, se ha conseguido que el Ministerio de Justicia retomase el proyecto y lograse su aprobación por parte del Gobierno, para entrar en vigor el próximo 1 de julio de 2021.
Aunque han pasado ocho años desde su elaboración originaria, sigue siendo novedoso, en especial si se compara con el régimen previsto en otros países de Europa. Entre las novedades a destacar se encuentra la regulación expresa del abogado de empresa como una modalidad de ejercicio de la profesión, sometido a los principios de libertad, independencia, y secreto en el desarrollo de su actividad profesional.
También se hace una regulación exhaustiva del secreto profesional del abogado, incluyendo el abogado de empresa, protegiéndolo y reforzándolo, y de los diversos principios deontológicos que deben guiar la actuación del abogado, por ejemplo, en sus comunicaciones con otros abogados.
Por otro lado, se prevé, aunque de forma imprecisa, la necesaria formación continuada, a través del Colegio de Abogados, durante todo el ejercicio profesional. Además, se moderniza la regulación de los Colegios de Abogados como garantía de autonomía y transparencia, con adaptación a los diferentes principios derivados de la libertad de servicios en el mercado interior prevista en el Derecho de la UE.
Finalmente, se regula también el ejercicio de la profesión en España por profesionales de la Abogacía de otros Estados miembros de la Unión Europea. A tal efecto se prevé, por un lado, que los abogados establecidos con carácter permanente en un Estado miembro de la Unión Europea pueden desarrollar en España las actividades propias de la Abogacía en régimen de prestación ocasional, como abogado visitante y, por otro lado, también se permite su actividad profesional en España de forma permanente con su título profesional de origen, bajo la denominación de “profesional de la Abogacía inscrito”, si bien tanto en el caso del abogado visitante como del abogado inscrito se requiere que actúen concertadamente con un abogado colegiado en España.
Pastor: According to Victoria Ortega, the president of the Spanish General Bar Association (Consejo General de la Abogacía Española – CGAE), the new rules place Spain at the forefront of legal practice in Europe. José María Alonso, the dean of the Madrid Bar Association (Ilustre Colegio de Abogados de Madrid – ICAM), has praised them for unequivocally recognizing legal professional privilege for in-house counsel. What is the relationship between those two statements?
Ramírez: Both Victoria Ortega and José María Alonso, and the CGAE and ICAM in general, as well as other bar associations, have supported the idea that in-house lawyers are full members of the profession and have always underscored that they have the same rights and obligations as other all other attorneys. The new regulation recognizes the increasing role of in-house lawyers as advisors to the business as well as business law practitioners, again, on an equal footing with law firm lawyers, and any other type of legal practitioner.
While it is true that the 2001 regulations already recognized legal privilege for in-house counsel, they did not do so explicitly, and so the privilege was being called into question by reference to the principles followed under EU competition law. Article 39 of the new regulations explicitly recognizes legal privilege for in-house counsel for all intents and purposes.
The rules also devote an entire chapter to in-depth regulation of the legal duty of confidentiality, which extends to “all facts, communications, data, information, documents, and proposals known, issued or received by legal professionals in the course of legal representation.” It includes all persons who collaborate with the lawyer and is not limited in time — it remains in place after representation has ceased.
In addition, the new regulations specify for the first time that all lawyers, including in-house counsel, have the right to ask for any search of their premises by the authorities to be conducted in the presence of the President of the Bar in order to ensure that legal professional privilege is preserved during inspection of any seized documents, computer media or files.
Pastor: La Presidenta del Consejo general de la Abogacía Española, Victoria Ortega, considera que se trata de “un estatuto absolutamente actual [que] nos pone a la vanguardia de la abogacía europea” mientras que, por su parte, el decano del Ilustre Colegio de Abogados de Madrid, José María Alonso, destaca la importancia de que el nuevo estatuto proteja el secreto profesional de los abogados de empresa en la misma medida en que se aplica a los abogados externos, sin hacer distinciones. ¿Qué relación hay entre las dos declaraciones?
Ramírez: Tanto Victoria Ortega como José María Alonso, y en general el CGAE, el ICAM y otros Colegios, han apoyado especialmente la figura del abogado de empresa, reafirmando en todo momento que tienen los mismos derechos y obligaciones que todos los demás abogados. En este sentido, por medio del nuevo Estatuto, se reconoce la creciente importancia del abogado de empresa como profesional de la abogacía de los negocios, repito, asimilado a cualquier otra forma de ejercicio profesional de la abogacía.
Si bien es cierto que el secreto profesional del abogado de empresa ya estaba reconocido en el Estatuto de 2001, no lo estaba de forma expresa y venía siendo objeto de ataques por influencia de los principios que se siguen en el Derecho de la Competencia de la UE. Ahora el artículo 39 del nuevo Estatuto reconoce expresamente el secreto profesional del abogado de empresa a todos los efectos.
Asimismo, se dedica un capítulo entero del Estatuto a hacer una regulación exhaustiva de deber de secreto profesional del abogado, que comprende “todos los hechos, comunicaciones, datos, informaciones, documentos y propuestas que, como profesional de la Abogacía, haya conocido, emitido o recibido en su ejercicio profesional” y se extiende a todas las personas que colaboran profesionalmente con el abogado, sin estar limitado en el tiempo, permaneciendo incluso tras cesar la prestación de servicios al cliente. Además, el estatuto recoge por primera vez el derecho de los abogados – incluyendo el abogado de empresa – a reclamar la presencia del decano de su colegio ante una eventual entrada y registro de su despacho por la autoridad competente, asistiéndole a cuantas diligencias de revisión de los documentos, soportes informáticos o archivos intervenidos en aquél se practiquen, para velar por la salvaguarda del secreto profesional.
Pastor: How do the new rules, and recognition of in-house legal privilege in particular, help make Spanish companies more competitive in Europe and globally?
Ramírez: The demand for in-house legal advice grows year after year because of the need to ensure compliance with increasingly complex regulatory frameworks and to obtain a legal assessment of new proposed business strategies. The explicit recognition of in-house privilege for in-house lawyers in Spain contributes to stronger preventive compliance. Whereas outside counsel primarily deal with solving a problem after it has already occurred, the primary role of in-house lawyers is preventive, and compliance is boosted by setting up an environment of trust where open, candid discussions between business management and in-house lawyers can occur.
On the other hand, without accessible, regular, and confidential legal advice from in-house lawyers, companies are less likely to discover and address legal violations in a timely manner, because business management and employees will likely avoid disclosing sensitive information to in-house counsel, thus creating a risk of not being able to prevent noncompliance or other undesirable behaviors.
Moreover, the lack of protection of privilege in communications with an in-house lawyer creates a competitive disadvantage for the businesses concerned, not only because of the inefficiencies caused by obtaining legal advice on a trusted confidential basis from outside lawyers, which may be more costly and be less knowledgeable about the company’s business, but also in the context of international litigation.
The importance of privilege as a competitive issue for companies is brought to the forefront in jurisdictions such as the United States or the Netherlands, where the court will likely apply the law of the country where the in-house lawyer is based in order to determine whether their communications should be treated as privileged. In this context, it is possible that communications will be protected under legal professional privilege for one of the parties, but not for the other. This situation favors the localization of hubs for cross-border provision of in-house legal services based in legal professional privilege-friendly jurisdictions, such as Spain.
Pastor: ¿En qué medida piensas que el nuevo estatuto en general, y la protección del secreto profesional de los abogados de empresa en particular potenciará la competitividad de los abogados españoles y de las empresas españolas a nivel europeo y mundial?
Ramírez: La demanda de asesoramiento jurídico interno crece de año en año a tenor de la necesidad tanto de asegurar el cumplimiento con una normativa regulatoria cada día más compleja como de favorecer el examen legal interno de las nuevas estrategias de negocios propuestas dentro de las empresas. El reconocimiento explícito del secreto profesional para los abogados de empresa en España contribuye a fortalecer el cumplimiento preventivo, dado que las empresas tienden a involucrar a los abogados externos cuando el problema ya es un hecho, mientras que el papel del abogado de empresa es ante todo preventivo. El cumplimiento normativo se beneficia del establecimiento de un clima de confianza que facilita un intercambio de opiniones e ideas de una forma libre y franca entre ejecutivos y abogados de empresa.
Por el contrario, sin un asesoramiento jurídico interno que sea accesible, regular, y basado en la confidencialidad, las empresas tienen menos probabilidades de descubrir incumplimientos y de remediarlos a tiempo, porque el temor a las consecuencias de una consulta no confidencial hace que los directivos y demás empleados eviten revelar información sensible al abogado interno, creando un riesgo de no ser capaces de prevenir incumplimientos u otras conductas poco deseables.
Pero es que además la ausencia de reconocimiento del secreto profesional sobre las comunicaciones internas del abogado de empresa se constituye en desventaja competitiva para las empresas afectadas, no ya sólo por las ineficiencias que supone el acudir a abogados externos más costosos y con menos conocimientos de la actividad empresarial, sino también durante eventuales procedimientos contenciosos a nivel internacional.
La importancia del secreto profesional del abogado de empresa se pone entonces de relieve como factor de competitividad en jurisdicciones como los Países Bajos o Estados Unidos, donde el tribunal reconocerá o no el derecho a la confidencialidad en base a si la jurisdicción a la que pertenece el abogado interno lo hace. En este contexto podría darse la situación en que la confidencialidad de las comunicaciones de una parte se viera protegida por el secreto profesional mientras que no lo están para la otra parte. Esta circunstancia fomenta que las empresas multinacionales favorezcan el establecimiento de equipos jurídicos internos que operan a nivel internacional en países que, como España, garanticen esta protección.
Pastor: Tell us about your background and what you enjoy most about being an in-house lawyer.
Ramírez: I studied Law with a specialization in Business at CEU San Pablo (University Complutense) in Madrid, Spain. Before finishing my law degree, I had the opportunity to join the legal department of HP as a law clerk, while continuing with my regular studies in law and business. Then I was hired as an attorney when I finished my studies and qualified as a lawyer. Since then, I have performed several different international roles in the Global Legal Affairs team of HP, including as the attorney responsible for the large format printing business WW, legal manager for Spain and Portugal, legal director for the printing business and regulatory affairs in Europe and then, for almost the last decade, as head of Litigation and Governmental Investigations in all geographies worldwide, OUS (outside the US).
Working as an in-house lawyer for a large, dynamic and employee development friendly company like HP makes it possible to change jobs and face new and appealing legal challenges without having to change employers, and it has given me the opportunity to grow and get unmatched in-depth knowledge of the business and the tech industry in which it operates.
I also teach at Instituto de Empresa Law School in Madrid, where I lecture and manage an executive education program about legal issues related to new technologies and stay active in ACC Europe, in particular as chair of Advocacy and member of the Board of Directors, promoting the common interests of the in-house counsel profession.
Pastor: Cuéntanos qué te impulso a ser abogado de empresa y los aspectos que más te gustan del ejercicio de nuestra profesión.
Ramírez: Estudié Derecho con la especialidad de Jurídico-Empresarial en el CEU San Pablo (Universidad Complutense) en Madrid, España. Antes de terminar la licenciatura de Derecho, tuve la oportunidad de trabajar en el departamento jurídico de HP como becario mientras continuaba mis estudios. Una vez acabé la carrera y me pude colegiar, HP me ofreció un puesto de abogado interno. Desde entonces he desempeñado varios trabajos en puestos con perfil internacional en el equipo de la Asesoría Jurídica Global de HP como abogado responsable del negocio de impresión en gran formato a nivel mundial, Director de la Asesoría Jurídica en España y Portugal, Director Legal del negocio de impresoras y de asuntos regulatorios en Europa y, desde hace casi una década, como responsable de la práctica de Litigios e Investigaciones Gubernamentales a nivel mundial, con excepción de Estados Unidos.
Trabajar como abogado de empresa en una gran multinacional, que además es dinámica y presta gran atención al desarrollo de sus empleados permite cambiar de trabajo y afrontar nuevos y apetecibles retos sin cambiar de empresa, y me ha dado la oportunidad de crecer profesionalmente y alcanzar un conocimiento inigualable y profundo del negocio y de la industria tecnológica en que se mueve.
Al mismo tiempo, esta carrera profesional me ha permitido involucrarme en paralelo en otras actividades profesionales adicionales, como la docencia en la Escuela Jurídica del Instituto de Empresa en Madrid, donde imparto clases y dirijo un programa de formación ejecutiva sobre derecho y nuevas tecnologías desde hace 20 años, o el desarrollo de diferentes funciones dentro de ACC Europe, en especial como responsable de Advocacy y miembro del Comité de Dirección, para ayudar a promocionar los intereses comunes de la profesión del abogado de empresa.
